25
Jun
09

LA EPIDEMIA DE INFLUENZA REQUIERE UN ENFOQUE DIFERENTE EN LA APLICACIÓN DE LOS PLANES DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO

Por José Luengas

 

Poco a poco hemos visto como las medidas sanitarias decretadas por las autoridades comienzan a tener un impacto social y económico complejo para la dinámica empresarial.  Sin considerar el peor escenario  donde los empleados de las organizaciones podrían verse  afectados en su salud así como la salud de los proveedores y clientes con el consecuente impacto en la capacidad de operación y administración de las cadenas de suministro, en las ventas y el clima de incertidumbre organizacional.

 

Por ejemplo en esta primera fase de brote de epidemia, la CANIRAC declaró una disminución de 70% en los ingresos de los restaurantes de  la Ciudad de México, tan sólo en el primer fin de semana posterior a la declaración de alerta debido a las medidas de prevención que sugieren evitar acudir a espacios cerrados o muy concurridos.  Es decir este escenario de riesgo a la salud tendrá colateralmente un impacto directo al desempeño de las empresas por lo que es vital activar los planes de CRISIS  Y CONTINUIDAD DE NEGOCIO para contar con un esquema de toma de decisiones y poder operar en los diferentes escenarios que podrían presentarse y evolucionar a un nivel de crisis.

 

Negocios pequeños y grandes deberán instrumentar planes de Continuidad de Negocio, sin embargo se requiere un cambio de enfoque en los planes: En lugar de anticipar un evento de corto plazo, esta epidemia requiere un enfoque de largo plazo. Algo similar a planear frente a un gran desastre natural, como una inundación o tormenta, que tuviera una duración de varios meses (al menos de 6 a 8 semanas en las zonas de más riesgo) impactando las cadenas de suministro, la salud de los empleados, los viajes, las operaciones y desde luego la productividad.

 Planeacion de desastres

 Esta crisis de salud impone nuevos y más grandes retos a empresarios y directivos y les asigna un papel clave para apoyar el mantenimiento de la estabilidad económica y social.  La tarea no es fácil ya que para lograrlo el sector privado deberá mantener la capacidad de producción de bienes y servicios esenciales y al mismo tiempo mantener la mitigación del impacto de la epidemia sobre las operaciones. Algo que se percibe complicado considerando los efectos económicos que resultarán.

 

Hay que tener presente que, aunque una empresa no se vea directamente afectada por el brote de influenza porcina en la salud de sus trabajadores, su cadena de suministro sí podría estarlo, ya sea dentro o fuera de sus fronteras o sus procesos de producción.  Sin ir mas lejos si las autoridades del DF determinaran la suspensión del uso de transporte público como una medida de control, es posible que no hubiera los empleados suficientes  para que operen las líneas de producción o aquellos que entreguen los pedidos, generando complicaciones en las operaciones sobre todo en un mundo de procesos  enfocado al just-in-time con una dependencia clave en las cadenas de suministro.

 

¿COMO TOMAR DECISIONES EN ESTE ESCENARIO PERVERSO?

Operativamente el primer paso es contar con un Plan de Crisis y Continuidad de Negocio así como un coordinador que active el Plan y convoque al Comité de Crisis conformado por un equipo multidisciplinario capaz de tomar decisiones frente a situaciones como:

  • Ausentismo elevado (por enfermedad, miedo, cuidado de familiares o disposiciones gubernamentales)
  • Posibilidad de cerco sanitario en el lugar de trabajo en caso de que un empleado resulte positivo con el virus
  • Carencia de servicios (transporte público, servicio de limpieza, etc)
  • Carencia de materia prima (por dificultad en las entregas o producción del proveedor o por cierre de fronteras)
  • Huecos en la línea de mando y toma de decisiones (quién firmará los cheques si el responsable se enferma o no se encuentra)
  • Dificultad o imposibilidad de  entregar  productos o servicios terminados
  • Incertidumbre y ambiente laboral
  • Accidentes laborales por distracción o falta de personal
  • Mermas y hurtos
  • Aspectos de seguridad externa (compras de pánico, saqueos, vandalismo)
  • En caso de la posibilidad de trabajo a distancia:
    • Cuidado de la información sensible
    • Garantizar la operación de los procesos informáticos

 

La propia Secretaría de Salud ha elaborado lineamientos para el desarrollo de un Plan de Contingencia. ( En caso de no poder acceder a este documento se agrega el siguiente link que es una versión anterior del mismo y que no difiere mucho en su contenido). http://www.cenavece.salud.gob.mx/emergencias/descargas/plan-pdfs/intro-plan.pdf 

Ambas versiones ofrecen una panorámica básica para elaborar un procedimiento elemental de contingencia.

 

En la Guía de Preparación y Respuesta ante una Pandemia de Influenza elaborada por  el  US Department of Homeland Security se contempla que algunas estrategias Sanitarias de control de la enfermedad, con un impacto en los negocio y para las cuales hay que estar preparados son:

 

Estrategia

Concepto

Aislamiento

  • Separación de personas infectadas en sus hogares, hospitales o alguna instalación de salud designada para el caso

Cuarentena

  • Separación y restricción de algún grupo de personas que sin estar infectados han estado potencialmente expuestos

Mantener la distancia

Dentro de los lugares de trabajo esta disposición puede traducirse en modificar la frecuencia o la forma en que los encuentros persona a persona suceden entre los empleados

  • Distancia mínima de 90 cm entre persona y persona
  • Recomendaciones sobre los saludos de mano
  • Conference-call en lugar de juntas
  • Horarios escalonados
  • Trabajo a distancia
  • Políticas de  que los empleados que presenten cualquier síntoma se queden en casa

Cierre de lugares de reunión

  • Cierre voluntario u obligado de lugares públicos incluyendo iglesias, escuelas, museos y teatros

Días/ Semanas de “tormenta”

  • Cierre voluntario u obligado de aquellos negocios no-estratégicos
  • Recorte de personal no estratégico

Cambios en los patrones de traslados

  • Restricciones de movimiento en las fronteras
  • Restricciones en el sector del transporte (público o privado)
  • Aplicación de protocolos de cuarentena

Fuente: Pandemic Influenza. Preparedness, Response and Recovery. US Department of Homeland Security. 2006

 

 

A manera de complemento a dichos lineamientos a continuación se ofrece una matriz de aspectos a considerar para fortalecer el Plan de Crisis y Continuidad de Negocio

 

ESTRATEGIA

Asuntos a considerar

Posibles acciones involucradas

CONTROL DE LA INFECCION

  • Seguridad y sanidad de empleados
  • Seguridad del producto
 

  • Aumentar medidas de sanidad en operadores y en labores de limpieza
  • Evaluar posibilidad de horarios escalonados
  • Trabajo a distancia
  • Conferencia telefónica en lugar de viajar
  • Prohibición de viajes a zonas geográficas de riesgo
  • MONITOREO DE LA SALUD DE LOS TRABAJADORES

    • Rápida dispersión geográfica de la enfermedad
    • Tiempo de duración de la epidemia y “olas posteriores”
     

  • Política de revisión y/o vigilancia para detección de cualquier síntoma
  • Protocolos de trabajo “sano”
  • Equipo sanitario (uso de cubrebocas, lavado de manos cada 30 minutos)
  • · Mantener la distancia
  • CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES

    • Ausentismo elevado (por enfermedad, miedo, cuidado de familiares o disposiciones gubernamentales)
    • Afectación a la cadena de suministro y distribución
    • Aspectos de seguridad interna (Accidentes laborales por distracción o falta de personal)
    • Aspectos de seguridad externa (saqueos, vandalismo)
    • Ausencia de ejecutivos de alta dirección claves
    • Carencia de materias primas
     

  • Identificación de procesos críticos
  • Identificación de empleados críticos (alta gerencia, mandos medios, operación)
  • Alianzas con otros miembros del sector o unidades de negocio para proveer apoyo mutuo y mantener operaciones y servicios
  • DISPOSICIONES SANITARIAS

    • Movilidad y viajes
     

  • Trabajo a distancia
    • En caso de la posibilidad de trabajo a distancia:
      • Cuidado de la información sensible
      • Garantizar la operación de los procesos informáticos
      • Conference call en lugar de viajar
      • Prohibición de visita a zonas geográficas de riesgo
  • COMUNICACIÓN DE CRISIS

    • Incertidumbre y clima laboral
  • Comunicación de la Posición de la empresa sobre el tema de la influenza
    •  Información a públicos clave
     

  • Comunicación constante con accionistas, sindicato, proveedores, clientes para difundir:
    • Labores de cuidado y atención que se están llevando a cabo
    • Anticipar posibles retrasos en entregas
    • Acciones de trabajo a distancia para garantizar las operaciones
  •  

    •  Educación al personal
     Educación formal de la enfermedad y su control a los empleados
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